Außendienst und Wartung bei Kunden
Wer Maschinen oder Anlagen installiert und wartet, muss Einsätze planen, Techniker vorbereiten, Stunden und Material erfassen und die Arbeit abzeichnen lassen. Digital WorkMate erledigt das im selben System wie Ihre Aufträge, Produkte und Lagerbestände, damit ein Serviceeinsatz nicht in einzelnen Listen endet.
Wo es oft hakt
- Einsätze, die auf Papier oder in einzelnen Tabellen geplant werden
- Unklar, welche Maschine bei welchem Kunden steht und ob sie noch unter Garantie fällt
- Stunden und verbrauchte Teile, die zu spät oder gar nicht gemeldet werden
- Wiederkehrende Wartung, die von Hand überwacht werden muss
Von der Serviceanfrage zum Kundenauftrag
- 1Anfrage oder Vertrag
- 2Serviceauftrag
- 3Planung
- 4Einsatz mit Stunden und Material
- 5Bericht und Unterschrift
- 6Kundenauftrag
Planen und ausführen
Serviceaufträge mit festem Statusablauf und einem oder mehreren Technikern. Der Techniker startet und beendet den Einsatz auf der mobilen Seite, mit der GPS-Position bei Start und Abschluss, und bucht Arbeit und Material vom gewählten Lagerort.
Bericht, Unterschrift und Mehrarbeit
Der Servicebericht mit ausgeführter Arbeit, Stunden und Material wird vom Kunden unterschrieben, auf dem Bildschirm oder online. Für Mehrarbeit erstellen Sie aus dem Auftrag ein Angebot, das der Kunde im Portal genehmigen kann.
Anlagenbestand und Wartungsverträge
Halten Sie pro Kunde fest, welche Maschinen und Anlagen stehen, mit Seriennummer und Garantie. Wartungsverträge mit festem Intervall legen die wiederkehrenden Serviceaufträge automatisch an.
Offline-Arbeit auf der mobilen Seite, Routenoptimierung, Live-Verfolgung der Techniker und eine SLA-Engine sind nicht Teil des Außendienstmoduls. Das Sammeln abrechenbarer Positionen ergibt einen Kundenauftrag, kein Rechnungsdokument.
Was Digital WorkMate heute dafür bietet
Pro Bereich sehen Sie, ob er vollständig oder teilweise verfügbar ist.
- Außendienst: Serviceaufträge und PlanungVerfügbar
Serviceaufträge für Installation, Wartung, Störung und Inspektion mit festem Statusablauf (angefragt, neu, geplant, unterwegs, vor Ort, abgeschlossen), eigener fortlaufender Nummer pro Standort, Priorität, Garantiekennzeichen und mehreren Technikern pro Auftrag. Ein Auftrag entsteht aus einer Kundenanfrage, einem Kundenauftrag, einer Support-Anfrage oder einem Wartungsvertrag und wird mit geplantem Start und geplanter Dauer eingeplant.
- Außendienst: Ausführung, Zeit, Material und ChecklistenTeilweise
Der Techniker startet und beendet einen Einsatz auf der mobilen Seite, wobei die GPS-Position nur bei Start und Abschluss erfasst wird. Er bucht Arbeits-, Material- und sonstige Positionen; Material wird beim Abschluss vom gewählten Lagerort ausgebucht. Servicevorlagen liefern Standard-Checklisten mit Ergebnissen und Messwerten. Einschränkung: Die mobile Seite braucht eine Verbindung (keine Offline-Nutzung); es gibt keine Routenoptimierung und keine Live-Verfolgung der Techniker.
- Außendienst: Servicebericht, Unterschrift und MehrarbeitVerfügbar
Beim Abschluss entsteht ein Servicebericht (Vorlage) mit ausgeführter Arbeit, Stunden und Material, vom Kunden auf dem Bildschirm des Technikers oder später online unterschrieben. Für Mehrarbeit erstellen Sie aus dem Auftrag mit einer Aktion ein Angebot (Kundenauftrag im Status Angebot).
- Außendienst: abrechenbare Positionen sammelnVerfügbar
Abrechenbare Positionen abgeschlossener Serviceaufträge eines Kunden sammeln Sie mit einer Aktion auf der Auswahl in der Liste zu einem Kundenauftrag; Positionen werden als abgerechnet markiert. Damit entsteht der Kundenauftrag, kein Rechnungsdokument.
- Anlagenbestand und WartungsverträgeVerfügbar
Maschinen und Anlagen bei Kunden mit Adresse, Produkt, Seriennummer, Installationsdatum und Garantieende. Wartungsverträge mit festem Intervall lassen einen Job die wiederkehrenden Serviceaufträge anlegen.
- Kundenportal für ServiceeinsätzeVerfügbar
Ein Ansprechpartner Ihres Kunden meldet sich über einen eigenen Zugang mit einem per E-Mail gesendeten Code an, stellt eine Serviceanfrage, verfolgt Status und Planung, sieht den Servicebericht ein, unterschreibt online und genehmigt oder lehnt ein Angebot für Mehrarbeit ab. Der Kunde sieht nur die Aufträge seines eigenen Kontos, ohne Preise auf den Arbeitspositionen, und hat keinen Zugriff auf den Rest von DWM.
- Support-Anfragen zwischen UnternehmenVerfügbar
Ein Kunde sendet eine Support-Anfrage zu einem Auftrag, Produkt oder einer Aufgabe an das Unternehmen, das ihn betreut. Die Anfrage wird zu einer Aufgabe auf dem Support-Board des Dienstleisters; der Kunde sieht Ticketnummer, Status, Verlauf und (wenn der Dienstleister sie teilt) die Diskussion und den Zeitaufwand und kann die Anfrage stornieren oder wieder öffnen, ohne Zugriff auf das Board des Dienstleisters.
- Bestand und LagerorteVerfügbar
Bestand pro Lagerort, Reservierungen pro Auftrag oder Kalkulation, FIFO/FEFO pro Produktgruppe, Min/Max-Regeln, Einlagerungsregeln mit Priorität und Höchstmenge, Kommissionierung mit GS1-Barcode-Scan, Wareneingang zu Bestellungen mit Barcode-Scan (inklusive Charge und Verfallsdatum), Sammelpickliste pro Batch mit Wellen- und Cluster-Kommissionierung (Pickreihenfolge pro Lagerort, ein Behälter pro Auftrag), Umlagerungen, Nachschub und Zählungen. Quarantäne-Lagerorte halten Bestand aus dem verfügbaren Bestand heraus, eine Produktgruppe kann einen Standard-Wareneingangsort haben und die ABC-Analyse klassifiziert Produkte nach Verbrauchswert. Bestand lässt sich administrativ per Drag-and-drop verschieben, und Lagerorte lassen sich zusammenführen oder aufteilen.
Service und Wartung: häufig gestellte Fragen
Können Techniker offline arbeiten?
Nein. Die mobile Seite braucht eine Verbindung; Offline-Arbeit ist nicht verfügbar.
Kann mein Kunde selbst eine Serviceanfrage stellen?
Ja. Ein Ansprechpartner meldet sich im Kundenportal mit einem per E-Mail gesendeten Code an, stellt eine Anfrage, verfolgt den Status, sieht den Bericht ein und unterschreibt ihn und genehmigt oder lehnt ein Angebot für Mehrarbeit ab.
Erstellt DWM die Rechnung für einen Serviceeinsatz?
Sie sammeln die abrechenbaren Positionen abgeschlossener Aufträge eines Kunden zu einem Kundenauftrag. DWM erstellt dabei den Kundenauftrag, kein Rechnungsdokument.
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