AVG, privacy en veiligheid

Verwerkersovereenkomst

Deze algemene verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de algemene voorwaarden van Digital WorkMate.

Rollen: Damen IT treedt op als verwerker. Klant treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.
Doel van verwerking: Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van het gebruik van het Digital WorkMate platform.
Duur: De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Beveiliging: Damen IT treft passende technische en organisatorische maatregelen.
Subverwerkers: Inzet van subverwerkers is toegestaan mits deze gelijkwaardige verplichtingen hebben.
Rechten van betrokkenen: Damen IT verleent medewerking bij verzoeken van betrokkenen.
Datalekken: Datalekken worden onverwijld gemeld.
Einde overeenkomst: Na beëindiging worden persoonsgegevens verwijderd of geretourneerd.

Commerciële afspraken

Abonnementen: Digital WorkMate wordt aangeboden op basis van maand- of jaarabonnementen.
Staffeling: Abonnementen zijn gestaffeld op basis van het aantal medewerkers en de omzet van de klant, zonder licentie per gebruiker.
Facturatie: Facturatie vindt vooraf plaats. Jaarabonnementen worden met korting aangeboden.
Opzegging: Opzegging is mogelijk tegen het einde van de abonnementsperiode met een opzegtermijn van één maand.
Prijswijzigingen: Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd.

Juridische bepalingen

Aansprakelijkheidslimiet: De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag betaald in de laatste 12 maanden.
Uitsluitingen: Gevolgschade, indirecte schade en winstderving zijn uitgesloten.
Continuïteit: Damen IT zal zich inspannen voor continuïteit van de dienstverlening.
Audits: Enterpriseklanten kunnen op verzoek auditinformatie ontvangen.
Toepasselijk recht: Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Privacy

Hoe wij uw privacy beschermen

Digital WorkMate biedt vele functies om u te helpen uw bedrijf te runnen. Als onderdeel daarvan verzamelen we gegevens over u en uw bedrijf. Deze gegevens zijn niet alleen essentieel voor onze dienstverlening, maar ook voor de veiligheid van onze diensten en al onze gebruikers. In dit beleid leggen we uit welke informatie wordt verzameld, waarom en hoe we deze gebruiken.

Informatie die we verzamelen

De meeste persoonsgegevens worden rechtstreeks door onze gebruikers verstrekt wanneer zij zich registreren en onze diensten gebruiken. Andere gegevens worden verzameld door interacties met onze diensten vast te leggen.

Account- en contactgegevens: wanneer u zich registreert, abonneert op een van onze diensten of een contactformulier invult, geeft u ons vrijwillig bepaalde informatie. Dit omvat meestal uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en soms uw telefoonnummer, postadres (wanneer een factuur of levering vereist is), uw bedrijfssector en interesse in Digital WorkMate, evenals een persoonlijk wachtwoord.

We registreren of bewaren nooit creditcardgegevens en vertrouwen voor betalingen altijd op PCI-DSS-compatibele betalingsverwerkers.

Hoe we deze informatie gebruiken

Account- en contactgegevens: we gebruiken uw contactgegevens om onze diensten te leveren, uw verzoeken te beantwoorden en voor facturering en accountbeheer. We kunnen deze informatie ook gebruiken voor marketing en communicatie; onze marketingberichten bevatten altijd een manier om u af te melden. In geaggregeerde, geanonimiseerde vorm gebruiken we deze gegevens om servicetrends te analyseren.

Als u zich hebt geregistreerd voor een evenement op onze website, kunnen we uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam delen met de lokale organisator en de sponsors van het evenement, zowel voor direct marketing als voor de voorbereiding en boeking van het evenement.

Klantdata: u kunt alle gegevens die door onze dienst worden verzameld op elk moment beheren, inclusief het wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens. U kunt op elk moment een volledige back-up van uw data exporteren en verzoeken om verwijdering van uw volledige data. U bent verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens in overeenstemming met de privacyregelgeving.

Beleidswijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om het te verduidelijken, wijzigingen aan onze website weer te geven of te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over uw persoonsgegevens? Neem contact op met de helpdesk of mail naar support@digitalworkmate.com.

Veiligheid

Uw gegevens zijn van groot belang en vaak vertrouwelijk. Daarom nemen wij uitgebreide technische, organisatorische en administratieve maatregelen om uw data te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang.

Digital WorkMate is ontwikkeld volgens het principe van security by design en voldoet aan de uitgangspunten van de Cyber Resilience Act (CRA). Beveiliging wordt niet achteraf toegevoegd, maar is een integraal onderdeel van onze softwareontwikkeling, architectuur en beheerprocessen.

Onze SaaS-oplossing draait in een centraal beheerde multi-tenant omgeving waarbij:

alle klantdata gescheiden is;
toegang tot gegevens volledig wordt gecontroleerd via authenticatie en autorisatie;
continue monitoring plaatsvindt op afwijkend gebruik en beveiligingsincidenten.

Daarnaast hanteren wij een moderne en gecontroleerde software lifecycle:

automatische builds en gecontroleerde deployments via CI/CD;
het vier-ogenprincipe bij productiereleases;
volledige traceerbaarheid van code tot productie;
snelle en gestructureerde patching van kwetsbaarheden.

Omdat Digital WorkMate als SaaS wordt aangeboden, profiteren alle klanten direct van beveiligingsupdates en draaien zij altijd op de meest actuele en veilige versie. Onze maatregelen omvatten onder andere HTTPS-only communicatie, inputvalidatie tegen injectieaanvallen, dependency- en vulnerability scanning en uitgebreide logging en monitoring voor audit en incidentanalyse.

Incidenten worden volgens een vast proces behandeld, van detectie en analyse tot oplossing en communicatie richting klanten. Onze volledige maatregelen zijn vastgelegd in ons beveiligingsbeleid en onze CRA-compliancedocumentatie.

Back-ups

We bewaren 14 volledige back-ups van uw data gedurende maximaal 3 maanden: één per dag gedurende 7 dagen, één per week gedurende 4 weken en één per maand gedurende 3 maanden. Back-ups worden gerepliceerd in ten minste 3 verschillende datacenters, op ten minste 2 verschillende continenten.

U kunt ook op elk gewenst moment handmatig een back-up van uw live gegevens downloaden.