Modulaire software voor het MKB

Verkoop

Van offerte tot factuur, volledig inzicht in uw verkoopproces

Met Digital WorkMate beheert u het volledige verkoopproces in één geïntegreerd systeem. Van offerte tot factuur worden processen automatisch gekoppeld aan planning, productie en logistiek. Zo voorkomt u fouten, versnelt u doorlooptijden en behoudt u volledige controle over marge en voortgang.

• Efficiënte orderinvoer

  Registreer offertes en verkooporders snel en foutloos. Automatisering voorkomt handmatige invoer en minimaliseert fouten.

• Directe koppeling met productie

  Verkooporders worden automatisch omgezet naar productieopdrachten en planning, zodat engineering en werkvoorbereiding direct aan de slag kunnen.

• Flexibele documenttemplates

  Onbeperkt sjablonen voor professionele communicatie met uw klanten, zoals offertes, opdrachtbevestigingen, pakbonnen en facturen.

• Geautomatiseerde facturatie

  Maak eenvoudig facturen op basis van geleverde producten, projectmijlpalen of deelleveringen.

• Realtime inzicht in omzet en marge

  Direct inzicht in verkoopprestaties, kostprijzen en marges via actuele rapportages en dashboards.

Verkoop zonder verrassingen: van offerte tot productie volledig geïntegreerd.

Inkoop

Grip op leveranciers, kosten en levertijden

Met de inkoopmodule beheert u het volledige inkoopproces overzichtelijk en efficiënt. Van offerteaanvraag tot factuurregistratie zijn alle stappen gekoppeld aan productie, voorraad en planning. U weet altijd wat u moet bestellen, wanneer het nodig is en bij welke leverancier.

• Automatische inkoopvoorstellen

  Op basis van productieorders, stuklijsten en voorraadniveaus genereert Digital WorkMate automatisch inkoopvoorstellen.

• Offerteaanvragen bij leveranciers

  Vraag eenvoudig offertes aan bij meerdere leveranciers en vergelijk prijzen, levertijden en voorwaarden.

• Efficiënte inkooporders

  Zet aanvragen direct om naar inkooporders en verstuur deze automatisch per e-mail of via documenttemplates.

• Leveringsbewaking

  Houd inzicht in verwachte leverdata en signaleer afwijkingen voordat ze impact hebben op de productieplanning.

• Ontvangstregistratie en voorraadupdate

  Registreer binnengekomen goederen eenvoudig, zodat voorraad en productieplanning direct worden bijgewerkt.

• Controle van inkoopfacturen

  Koppel facturen aan inkooporders en ontvangsten voor een snelle en betrouwbare factuurcontrole.

• Inzicht in leveranciersprestaties

  Analyseer levertijden, prijzen en betrouwbaarheid van leveranciers met realtime rapportages.

De juiste materialen, op het juiste moment. Volledig geïntegreerd met uw productie.

Productie

Volledige controle over uw productieproces

Met de productiemodule plant, beheert en bewaakt u het volledige productieproces op de werkvloer. Door verkoop, planning, inkoop en productie naadloos te integreren, beschikt u altijd over actuele informatie en volledige controle over uw productieorders. Het doel is eenvoudig: de efficiëntie verhogen, kosten verlagen en tegelijk de kwaliteit van uw producten verbeteren.

• Automatische productieopdrachten

  Verkooporders worden automatisch omgezet naar productieopdrachten, inclusief stuklijsten, bewerkingen en benodigde materialen.

• Productierouteplanning

  Stel eenvoudig een efficiënte productieroute samen en bepaal de optimale volgorde van bewerkingen, werkstations en activiteiten.

• Realtime inzicht in de productie

  Realtime inzicht in knelpunten, beperkingen en voortgang. Planners sturen direct op capaciteit, beschikbare middelen en materiaalbeschikbaarheid.

• Direct inzicht in de productieroute

  In één oogopslag ziet u hoe aanpassingen in planning, capaciteit of materiaal invloed hebben op de productieflow.

• Registratie van uren en materiaalverbruik

  Leg werkuren, voortgang en materiaalgebruik vast voor een nauwkeurige kostprijsberekening.

• Herplannen na afkeur of afwijkingen

  Bij afkeur ondersteunt Digital WorkMate bij het bepalen van herstelacties zoals reparatie, herstel of hergebruik. Herhaalopdrachten maakt u eenvoudig aan, zodat de planning direct wordt bijgewerkt.

• Afdelingen en afdelingsplanning

  Deel werkplekken in per afdeling met eigen kleur en rechten, geef een order een prioriteit per afdeling en filter de Gantt op werkplek, afdeling en gebruiker. Een planner-werklijst toont de bewerkingen van uw werkplekken.

• Rendement- en afkeuradvies

  Het systeem adviseert de hoeveelheid die u moet starten om de gewenste goede hoeveelheid te halen en toont het historische rendement per product en bewerking.

• Realtime inzicht in productiekosten

  Analyseer prestaties, kostprijzen en marges per productieorder of project.

Slimme productieplanning met realtime inzicht, voor maximale controle op de werkvloer.

Productbeheer

Grip op engineering, configuraties en productinformatie

In de maakindustrie, en zeker bij engineer-to-order (ETO) bedrijven, wordt elk project uniek ontworpen. Klanten verwachten snelle offertes, korte levertijden en maatwerkoplossingen, terwijl de complexiteit van producten, varianten en revisies groeit. Zonder centrale structuur voor productdata ontstaan al snel verschillende versies van stuklijsten, onduidelijke wijzigingen en lange doorlooptijden tussen engineering en productie.

Digital WorkMate brengt alle productinformatie samen in één centraal platform en verbindt engineering, calculatie, productie en service. Zo houdt u controle over de volledige productlevenscyclus, van eerste ontwerp tot levering en service.

• Snellere offertes en engineeringcalculaties

  Direct inzicht in kosten, materialen en bewerkingen voor klantspecifieke producten.

• Kortere doorlooptijd van ontwerp naar productie

  Engineering, werkvoorbereiding en productie werken met dezelfde actuele productinformatie.

• Betere beheersing van revisies en wijzigingen

  Wijzigingen worden centraal vastgelegd en gecontroleerd doorgevoerd in stuklijsten en routings.

• Lagere engineering- en productiekosten

  Door hergebruik van componenten, standaardisatie en inzicht in productstructuren.

• STEP-integratie

  Lees stuklijsten rechtstreeks in vanuit uw CAD-omgeving.

U beheert eenvoudig meervoudige stuklijsten (BOM's), routings en bewerkingen, revisies en alternatieven, engineeringwijzigingen, configuraties en varianten en projectspecifieke productstructuren.

Eén centrale bron voor productinformatie, voor engineering, productie, planning en inkoop.

Voorraadbeheer

Altijd inzicht in materialen en beschikbaarheid

Met de voorraadmodule beheert u eenvoudig alle materialen, onderdelen en producten binnen uw organisatie. Door voorraadbeheer direct te koppelen aan verkoop, inkoop en productie voorkomt u tekorten, overschotten en onnodige stilstand in de productie.

• Realtime voorraadinzicht

  Bekijk op elk moment de actuele voorraadniveaus van materialen, halffabricaten en eindproducten.

• Automatische voorraadupdates

  Voorraad wordt automatisch bijgewerkt bij inkoopontvangsten, productieverbruik en leveringen aan klanten.

• Meerdere magazijnen

  Beheer eenvoudig meerdere opslaglocaties, magazijnen en voorraadplaatsen.

• Reserveringen voor productie en verkoop

  Reserveer materialen voor specifieke productie- of klantorders, zodat beschikbaarheid altijd duidelijk is.

• Pickopdrachten en pakbonnen

  Maak pickopdrachten rechtstreeks vanuit een verkoop- of productieorder, pik op mobiel met barcodescanning en print per type een picklijst of een pakbon van de gepickte regels.

• Minimale en maximale voorraadniveaus

  Stel voorraadgrenzen in en ontvang automatisch meldingen wanneer materialen moeten worden aangevuld.

• Rapportages en analyse

  Analyseer voorraadwaarde, omloopsnelheid en voorraadposities voor betere beslissingen.

Altijd de juiste materialen beschikbaar, zonder onnodige voorraad.

Shop floor

Digitale aansturing van de werkvloer

Met Digital WorkMate Shopfloor plant, beheert en bewaakt u uw productieactiviteiten direct op de werkvloer. Operators, planners en productieleiders werken met dezelfde realtime informatie, waardoor productieprocessen efficiënter verlopen, kosten dalen en de productkwaliteit verbetert.

• Productierouteplanning en -volgorde

  Leg de volgorde van bewerkingen en werkstations vast, zodat operators precies weten welke stappen uitgevoerd moeten worden.

• Realtime inzicht op de werkvloer

  Direct inzicht in beperkingen en belemmeringen. Planners sturen realtime op middelen, capaciteit en materiaalbeschikbaarheid.

• Tekeningen en werkinstructies

  Operators hebben bij elke bewerking direct toegang tot technische tekeningen, werkinstructies en de meest actuele documentatie. Stapsgewijze werkinstructies met meetstappen en toleranties leggen resultaten vast; afkeur kan de order blokkeren.

• Live voortgang en productiecontrole

  Volg de status van productieorders en bewerkingen terwijl ze worden uitgevoerd.

• Herplannen bij afwijkingen of afkeur

  Bepaal herstelacties zoals reparatie, herstel of hergebruik en maak eenvoudig herhaalopdrachten aan.

De digitale werkvloer: realtime inzicht, duidelijke instructies en volledige controle over uw productie.

Nacalculatie

Inzicht in werkelijke kosten en rendement

Met de nacalculatie vergelijkt u eenvoudig de geplande kosten met de werkelijke kosten van productieorders en projecten. Door uren, materiaalverbruik en bewerkingen automatisch te registreren ziet u direct afwijkingen, marges en verbeterpunten.

• Flexibele tijdregistratie op de werkvloer

  Start/stop-registratie tijdens de bewerking, achteraf uren invullen per order of bewerking, of automatische detectie via machines of sensoren.

• AI-ondersteunde machineherkenning

  Digital WorkMate interpreteert machinesignalen met AI en registreert automatisch een productiehandeling of een geproduceerde eenheid.

• Voor- en nacalculatie vergelijken

  Analyseer het verschil tussen begrote en werkelijke kosten van productieorders of projecten.

• Kostprijs en marge

  Bereken nauwkeurig de werkelijke kostprijs en marges per order, product of project.

• Continu verbeteren

  Gebruik inzichten uit de nacalculatie om toekomstige offertes, planningen en productieroutes te optimaliseren.

Van inschatting naar zekerheid: inzicht in de echte kosten van uw productie.

Financiën

Een eigen grootboek, gevoed door verkoop, inkoop, voorraad en productie

Met de financiële module voert u de administratie in Digital WorkMate zelf. Facturen, ontvangsten, voorraadmutaties en productieorders boeken automatisch in het grootboek, in dezelfde transactie als de handeling zelf. De module is nog als experimentele functie gemarkeerd. Een directe export naar externe boekhoudpakketten is nog niet beschikbaar; de koppelingen met financiële systemen blijven bestaan voor relaties en documenten.

• Grootboek en dagboeken

  Rekeningschema met standaardinrichting, kostenplaatsen en dagboeken. Handmatige journaalposten worden pas geboekt als ze sluiten en zijn daarna onwijzigbaar; corrigeren gaat met een tegenboeking.

• Automatische boekingen

  Verkoop- en inkoopfacturen, ontvangsten, voorraadmutaties en productieorders (onderhanden werk, uren en machines, afwijkingen) boeken zonder dubbele invoer.

• Openstaande posten, betalingen en bank

  Debiteuren en crediteuren met ouderdomsanalyse, betalingen verdelen over openstaande posten en bankafschriften inlezen met voorgestelde koppelingen.

• Btw-aangifte

  Rubrieken en ICP-opgaaf op basis van de geboekte posten, met vastleggen van de aangifte.

• Boekjaren en rapportages

  Periodes en boekjaren afsluiten, jaarafsluiting, proef- en saldibalans, winst-en-verliesrekening, balans en marges per klant, project en productieorder.

Boekhouding en operatie in één systeem, zonder dubbele invoer.

Relatiebeheer

Eén centraal overzicht van al uw klant- en leveranciersrelaties

Met relatiebeheer beheert u alle klant-, leverancier- en contactgegevens op één centrale plek. Communicatie, documenten en activiteiten worden direct aan de relatie gekoppeld, zodat verkoop, inkoop, planning en service altijd met dezelfde informatie werken.

• Centraal relatiebeheer

  Klanten, leveranciers en contactpersonen in één overzichtelijke database.

• Volledige relatiehistorie

  Alle offertes, orders, facturen, documenten en communicatie van een relatie in één oogopslag.

• Activiteiten en taken

  Leg afspraken, taken en opvolgacties vast, zodat belangrijke contactmomenten nooit worden gemist.

• Documenten per relatie

  Koppel contracten, tekeningen, e-mails en specificaties aan een relatie.

• Gekoppeld aan verkoop en inkoop

  Relaties zijn automatisch verbonden met offertes, orders, inkoop en projecten.

Alle klantinformatie op één plek, voor betere samenwerking en sterkere klantrelaties.

Takenborden

Visueel samenwerken en werkstromen beheren

Met de takenborden organiseert u werkzaamheden en projecten visueel en overzichtelijk. Flexibele kanbanborden geven teams direct inzicht in lopende werkzaamheden, prioriteiten en voortgang.

• Visuele workflow

  In één oogopslag ziet u wat er moet gebeuren, wie eraan werkt en wat al is afgerond.

• Overzichtelijke werkprocessen

  Kolommen vertegenwoordigen de fasen van uw werkproces, zoals To do, In progress en Done.

• Transparantie en samenwerking

  Iedereen ziet wie waarvoor verantwoordelijk is en waar knelpunten ontstaan.

• Prioriteren met drag & drop

  Verplaats taken eenvoudig tussen kolommen om prioriteiten aan te passen.

• Flexibele inrichting

  Pas borden aan uw eigen werkproces aan en voeg taken, kolommen of statussen toe wanneer uw workflow verandert.

• Supportverzoeken tussen bedrijven

  Een klant dient vanaf een order, product of taak een supportverzoek in bij het bedrijf dat hem ondersteunt. Het verzoek komt als taak op het supportbord van de leverancier; de klant volgt ticketnummer, status en gesprek zonder toegang tot dat bord.

Visuele samenwerking voor meer overzicht, betere planning en snellere uitvoering.

AI

Intelligente ondersteuning in elke stap van uw bedrijfsproces

Met Digital WorkMate AI is kunstmatige intelligentie diep geïntegreerd in alle modules van het platform. In plaats van losse AI-tools werkt Digital WorkMate met contextuele AI: het systeem begrijpt in welke module u werkt en geeft automatisch relevante inzichten en suggesties.

• AI in elke module

  Slimme aanbevelingen in verkoop, inkoop, productie, shopfloor, voorraad en nacalculatie, precies op het moment dat ze nodig zijn.

• Slimme analyses en inzichten

  AI signaleert trends, afwijkingen en risico's voordat ze impact hebben op planning of productie.

• Automatische documentverwerking

  Offertes, orderbevestigingen, facturen en technische documenten worden automatisch herkend en verwerkt.

• Slimme werkvloerdetectie

  Herken productieactiviteiten, zoals een geproduceerde eenheid of een actieve machine, op basis van machine- en sensordata.

• AI-gestuurde kennisassistent

  Stel vragen over orders, klanten, productie of rapportages en krijg direct antwoord op basis van uw bedrijfsdata.

AI die meewerkt in uw ERP: niet als tool, maar als digitale collega.

Wiki

Centrale kennisbank voor uw organisatie

De wiki is een centrale kennisbank waarin informatie, documentatie en uitleg eenvoudig toegankelijk zijn voor alle gebruikers. Onderdeel ervan is de Digital WorkMate handleiding, die u kunt uitbreiden met eigen kennis, tips en werkinstructies. Zo ontstaat een levende kennisbank met zowel standaardinformatie als organisatiespecifieke kennis.

• Handleiding in het systeem

  De volledige Digital WorkMate handleiding is direct beschikbaar binnen het platform.

• Eigen kennis toevoegen

  Breid de handleiding uit met eigen uitleg, procedures en documentatie.

• Snel terugvinden

  Zoek en navigeer eenvoudig door onderwerpen en pagina's.

• AI-ondersteunde kennisassistent

  De geïntegreerde AI beantwoordt vragen op basis van de wiki en de handleiding.

De handleiding van Digital WorkMate, uitgebreid met de kennis van uw eigen organisatie.

Portfolio management

Configureerbare datastructuren voor complexe bedrijfsprocessen

Een portfolio is een configureerbare datasheet waarin u alle relevante informatie rond een onderwerp of proces vastlegt, met eigen velden en datatypes. De inhoud beheert u visueel via kanban-achtige werkstromen, zodat teams eenvoudig inzicht krijgen in voortgang, status en verantwoordelijkheden.

• Configureerbare datasheets

  Definieer zelf velden en attributen, zoals tekst, numerieke waarden, referenties en statussen.

• Voor elk type bedrijfsobject

  Machines, projecten, installaties, productconfiguraties of serviceprocessen.

• Relaties met andere modules

  Koppel portfolio-items aan verkooporders, serviceverzoeken, configuraties en documenten.

• AI-bewust datamodel

  De AI begrijpt de structuur van uw portfoliodata en biedt slimme analyses en ondersteuning.

Voorbeeld: bij een machine-rollout legt u in één portfolio de machineconfiguratie, de eindklant, de machineversie met stuklijst, serviceverzoeken en onderhoudshistorie en commerciële opties vast, gedurende de volledige levenscyclus.

Configureerbare datastructuren voor processen die niet in standaardmodules passen.

Workflow automation

Automatiseer processen en laat werk automatisch doorstromen

Met workflow automation laat u werkzaamheden automatisch doorstromen tussen teams, systemen en processen. Acties worden automatisch uitgevoerd wanneer een gebeurtenis plaatsvindt: taken aanmaken, berichten versturen, goedkeuringen starten of gegevens synchroniseren met andere systemen.

• Triggers

  Gebeurtenissen die een workflow starten, zoals een nieuwe lead, een upload, een statuswijziging of een deadline.

• Condities

  Regels die bepalen wanneer een workflow wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld bij offertes boven een bepaald bedrag.

• Acties

  Automatische stappen zoals taken aanmaken, e-mails versturen, documenten genereren of integraties starten.

Met de visuele workflow-editor configureert u processen zonder complexe softwareontwikkeling, eventueel aangevuld met AI voor documentanalyse, leadclassificatie of samenvattingen.

Processen verlopen automatisch, taken blijven nooit liggen en teams werken efficiënter samen.